電子取引データ保存に関して2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法ですが、どの部分が大きく改正されたのかなかなかピンとこない方も多いと思います。
猶予期間の現在、少しずつ電帳法に対応した策を取れるように動きませんか。
今回は、電子帳簿保存法の電子取引データ保存とタイムスタンプの関係性についてご紹介します。
電子帳簿保存法とは
法人税法や所得税法など各税法で、 原則「紙での保存」が義務づけられている帳簿書類について 一定の要件を満たしたうえで、電子データによる保存を可能 とし、
電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
電子帳簿保存法の対象は「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引(メール・EDI)」の大きく3つに分かれています。
電子取引とは
電子取引に値する書類として、請求書・見積書・納品書・注文書などがあります。
取引情報をデータ(メールなど)でやりとりした場合、一定の要件のもと、やりとりしたデータを保存することが必要となりました。
電子取引保存の要件
1 真実性の要件
A）タイムスタンプが付与されたデータを授受
B）取引情報の受領後、データにタイムスタンプを速やかに付与
C）訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを授受・保存
D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備し遵守運用
※ A～Dのいずれかを行う
2 見読可能置の備え付け 施行規則二条2項二号 ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける
3 検索機能の確保
1）年月日
2）金額
3）取引先
※2期前の売上が1,000 万円以下で、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに対応できる場合には、検索機能の確保は不要
4 ダウンロードの求めに応じる
税務職員からのダウンロードの求めに応じられる保存と指定された形式でのダウンロ ード結果を提出
5 システム等の要件適合性に関する確認
1）市販ソフトウェア（JIMA認証）
2）自社開発のプログラムの場合、相談窓口に確認
電子取引とタイムスタンプ
上記の事からメールなどの電子取引をおこなった際に発生した契約書や請求書にはタイムスタンプが必要となります。
タイムスタンプ付与でなくても訂正・消去が記録されるシステムでのデータ授受・保存となるので、すぐに電帳法に対応する場合、電子書類にタイムスタンプを付与する方が有用的です。
タイムスタンプは、存在証明と非改ざん証明書の効力を持っていて、タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していて、その時刻以降改ざんされていないことを証明してくれます。
したがって、タイムスタンプは電子帳簿保存法だけでなく書類の存在証明にも活用することができる大切なツールです。
電子取引とスティータイムスタンプサービス
電子取引をおこなう際、一般的にメールを多く使用しますが、
スティータイムスタンプサービスは、電子書類をメールに添付して送る際に手軽にタイムスタンプを付与して書類を送る事ができるサービスです。
メールのCCに「stamp@akuoai.wpcomstaging.com」を入力するだけで使用する事ができるので、登録など無くお使いする事ができます。
毎月 100件無料でタイムスタンプを付与したメールを送る事ができるので、社外や社内だけでなく、自分が作成した書類など幅広く使う事ができます。