– 請求書・契約書・電子契約 – スティータイムスタンプの活用事例
請求書や契約書などの電子契約にタイムスタンプを付与して保存することが近年求められるようになりました。 ペーパーレス化することは、ビジネスの効率化やコストの削減を図るうえで大事な取り組みです。 しかし、電子化を有効な形で実現するためには、電子データの保存要件を満たす必要があります。今回は、スティータイムスタンプサービスの活用事例をご紹介します。 請求書・契約書・電子契約活用：スティータイムスタンプとは 毎月100件のメールに無料でタイムスタンプを付与できるサービスです。いつもご利用されているメールのCC欄に『stamp@akuoai.wpcomstaging.com』を入力するだけで、安心・簡単にタイムスタンプを付与した電子文書を送信できます。 事前登録が不要なので、利用したい時にすぐに使い始めることができます。 ※一般財団法人日本データ通信協会に認定されたタイムスタンプを使用しております。 請求書・契約書・電子契約活用：スティータイムスタンプの活用事例 ケース①：契約書、請求書等にタイムスタンプ (経理部など) 請求書や契約書などの電子データを保存する場合、そのデータ改ざんされていないことを証明するために、タイムスタンプを付与する必要があります。 取引先へタイムスタンプが付与された契約書や請求書 等を送りたい際には、スティーを使用する事でタイムスタンプが付与された状態の電子書類を送信することができます。 また、受領したPDFファイルへのタイムスタンプの付与も、スティータイムスタンプで簡単に行うことができます。 電子帳簿保存、スキャナ保存の場合において、書類を電子化しタイムスタンプを付与することで、業務効率化や収納スペースの削減に繋がります。 ケース②：電子契約時に使用 電子署名とタイムスタンプの技術を両方使用することで、電子契約の「完全性」を確保する事ができます。 また、10年ごとに新しい暗号化技術を備えたタイムスタンプを付与し更新することで、電子署名の長期署名を有効化することもできます。 ・電子署名： 確かにその本人が署名したこと(本人性)、契約書の内容が改ざんされていないこと(非改ざん性)を証明する技術。電子署名がされた電子文書については、押印した契約書と同様の効力が認められる。(電子署名法第3条) 電子署名法…電子署名及び認証業務に関する法律（平成十二年法律第百二号） ・タイムスタンプ： 電子データの記録時点の存在証明と、非改ざん性証明をする技術(発行元：タイムスタンプ局（TSA))
タイムスタンプの役割と簡単に付与できるタイムスタンプサービス
簡単に使用できるタイムスタンプサービスがあれば便利だと思いませんか？ 電子帳簿保存法の改正により紙で保管していた請求書などは、電子文書での保存が求められ、改ざんのない取引データを残すためにタイムスタンプ付与が必要になります。 今回は、タイムスタンプの役割と簡単に付与できるタイムスタンプサービスをご紹介します。 簡単タイムスタンプ1. タイムスタンプとは タイムスタンプとは、電子文書の確定時刻を証明するための技術的な仕組みのことを言います。紙の契約書であれば、契約者本人の押印や署名が法的効力を持ち、電子文書では、文書の完全性が証明される事で同様の法的効力を持ちます。 電子文書の完全性とは、その文書が作成・取得された一定の時点以降、記録媒体の経年劣化等による文書の消失・変化を防ぐとともに、文書の改ざん等を未然に防止し、改ざん等の事実の有無が検証できるような形態で、保存・管理されることを指します。 電子契約においては、電子文書の完全性を証明する為に「タイムスタンプ」と「電子署名」の2種類が存在し、併用が推奨されています。 簡単タイムスタンプ2. タイムスタンプの役割 タイムスタンプの役割は大きく「存在証明」「非改ざん証明」の2つに分けられています。 タイムスタンプを付与した電子文書が「いつから」存在して、「何を」記されていたのかが客観的に保証されるようになっています。 存在証明 存在証明とは、電子文書にタイムスタンプが付与された日時に確かに「その文書が存在していた事」が証明されるということです。 非改ざん証明 非改ざん証明とは、電子文書にタイムスタンプが付与された日時以降「その文書が改ざんされていない事」が証明されるということです。 簡単タイムスタンプ3. タイムスタンプサービスを活用しよう タイムスタンプサービスを使うことで、文書の作成日時を公的に証明できます。文書に付された公的な時刻はタイムスタンプと呼ばれ、タイムスタンプを付与するにはいくつかのソフト、サービスがあります。 これらのソフトやサービスを利用することで、その文書がいつ作成されたものなのかを世界標準で証明可能になります。 スティータイムスタンプサービスは、タイムスタンプを付与したいPDFデータを添付し、【stamp@akuoai.wpcomstaging.com】をメールのCC欄に追加して送信することで、誰でも簡単にタイムスタンプ付与済データを送信先に送ることができます。 まとめ： これからますます電子文書でのやり取りが多くなることが予想されますね。 簡単に付与する事のできるタイムスタンプサービスを利用して、改正された電子帳簿保存法に対応していきましょう。