電子取引データ保存の改正内容とタイムスタンプ
電子取引データ保存に関して2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法ですが、どの部分が大きく改正されたのかなかなかピンとこない方も多いと思います。 猶予期間の現在、少しずつ電帳法に対応した策を取れるように動きませんか。 今回は、電子帳簿保存法の電子取引データ保存とタイムスタンプの関係性についてご紹介します。 電子帳簿保存法とは 法人税法や所得税法など各税法で、 原則「紙での保存」が義務づけられている帳簿書類について 一定の要件を満たしたうえで、電子データによる保存を可能 とし、 電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。 電子帳簿保存法の対象は「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引(メール・EDI)」の大きく3つに分かれています。 電子取引とは 電子取引に値する書類として、請求書・見積書・納品書・注文書などがあります。 取引情報をデータ(メールなど)でやりとりした場合、一定の要件のもと、やりとりしたデータを保存することが必要となりました。 電子取引保存の要件 1 真実性の要件 A）タイムスタンプが付与されたデータを授受 B）取引情報の受領後、データにタイムスタンプを速やかに付与 C）訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを授受・保存 D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備し遵守運用 ※ A～Dのいずれかを行う 2 見読可能置の備え付け 施行規則二条2項二号 ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける 3 検索機能の確保 1）年月日 2）金額 3）取引先 ※2期前の売上が1,000 万円以下で、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに対応できる場合には、検索機能の確保は不要 4 ダウンロードの求めに応じる 税務職員からのダウンロードの求めに応じられる保存と指定された形式でのダウンロ ード結果を提出 5 システム等の要件適合性に関する確認 1）市販ソフトウェア（JIMA認証） 2）自社開発のプログラムの場合、相談窓口に確認 電子取引とタイムスタンプ 上記の事からメールなどの電子取引をおこなった際に発生した契約書や請求書にはタイムスタンプが必要となります。 タイムスタンプ付与でなくても訂正・消去が記録されるシステムでのデータ授受・保存となるので、すぐに電帳法に対応する場合、電子書類にタイムスタンプを付与する方が有用的です。 タイムスタンプは、存在証明と非改ざん証明書の効力を持っていて、タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していて、その時刻以降改ざんされていないことを証明してくれます。 したがって、タイムスタンプは電子帳簿保存法だけでなく書類の存在証明にも活用することができる大切なツールです。 電子取引とスティータイムスタンプサービス 電子取引をおこなう際、一般的にメールを多く使用しますが、 スティータイムスタンプサービスは、電子書類をメールに添付して送る際に手軽にタイムスタンプを付与して書類を送る事ができるサービスです。 メールのCCに「stamp@akuoai.wpcomstaging.com」を入力するだけで使用する事ができるので、登録など無くお使いする事ができます。 毎月 100件無料でタイムスタンプを付与したメールを送る事ができるので、社外や社内だけでなく、自分が作成した書類など幅広く使う事ができます。
電子帳簿保存法の改正点と対応 スティータイムスタンプ
2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法に対応するため、準備を進めている企業は多いことでしょう。 改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われました。 今回は、改正電子帳簿保存法の改正点とその対応についてご紹介します。 改正電子帳簿保存法 対応：電子帳簿保存法とは？ 電子帳簿保存法とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。 電子帳簿保存法は、文書管理の負担軽減や業務の効率化、コスト削減などを目的に1998年に制定されて以降、デジタル化・ペーパーレス化の進展とともに数回にわたって改正が行われてきました。 2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法が最も注目されている点として、「電子取引」に関するデータ保存の義務化となった為です。 改正電子帳簿保存法 対応：電子帳簿保存法の3つ区分 電子帳簿保存 帳簿（仕訳帳等）や国税関係書類（決算関係書類等）のうち自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成しているものについては、一定の要件の下、データのままで保存等ができる こと。 スキャナ保存 決算関係書類を除く国税関係書類（例：取引先から受領した領収書・請求書等）については、その書類を保存する代わりとして、一定の要件の下でスマホやスキャナで読み取ったデータを保存することができること。 電子取引保存 所得税･法人税に関する帳簿書類の保存義務者は、取引情報をデータでやりとりした場合、一定の要件のもと、やりとりしたデータを保存することが必要 。 ただし、電子帳簿保存法には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められており、それぞれ細分化された規定が存在します。 電子帳簿保存法に対応し帳簿書類を電子化するには、ただ電子化すればよいというわけではなく、2つの要件に対応する必要があります。 改正電子帳簿保存法 対応：電子帳簿保存法 改正点 ・タイムスタンプの要件が緩和(電帳法4条3項) これまでは受領者が領収書等を電子データとしてスキャンする場合、受領してから3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があったが、改正後は2ヶ月以内に統一されることとなった。 ・事前承認手続きの廃止(電帳法4条1項) 電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際には、事前に税務署長から承認を得る必要があったが、改正後に保存する国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存については、事前承認が廃止された。 ・電子取引における紙保存の廃止(電帳法7条) 所得税や法人税などに関する電子取引に対するデータの保存は、データを出力して紙ベースで保存することも認められていた。 改正後は、データを出力し紙ベースで保存することが認められなくなった。 保存要件を満たせない場合は、2023年12月まで猶予期間が設けられたが、2024年1月からはデータ保存のみとなる。 ・検索要件の緩和(電帳法7条) 取引年月日、勘定科目、取引金額に加え帳簿別の主要記録項目と掛け合わせ検索要件が改正後は「取引年月日、金額、取引先」に限定・簡素化された。 ・適正事務処理要件の廃止 不正防止・内部統制の目的から社内規程の整備や紙と電子データの相互確認といった「適正事務処理要件」が、改正後に廃止された。 改正電子帳簿保存法 対応：タイムスタンプ導入の需要性 電子取引データの保存方法は2024年1月1日から「電子データ保存のみ」となるため、 タイムスタンプの必要性は加速し、認知度も上昇すると考えられます。 ・電子取引の電子データ保存の必須化 (電帳法7条) ・非改ざん性の証明の明確化 (電帳法4条、7条) ・タイムスタンプの付与期間の緩和 (電帳法4条） 以上の3つの項目を満たしてくれるタイムスタンプですが、「スティータイムスタンプサービス」を利用すると改正された電子帳簿保存法にも対応する事ができます。 スティータイムスタンプサービスは、普段使用しているメールのCCに「stamp@akuoai.wpcomstaging.com」を入力するだけで、タイムスタンプ付きの電子書類を取引先や自社に送る事ができます。